Klienten verwalten

Unter Klienten findest du alle Personen die von eurem Träger betreut werden. Jeder Klient hat eine eigene Akte mit Stammdaten, laufenden Fällen und der gesamten Dokumentationshistorie.

Klientenliste

Die Klientenliste zeigt dir alle Klienten, an deren Fällen du beteiligt bist (auch im Tandem). Als Leitung siehst du alle Klienten des Trägers, als Teamleitung die deines Teams. Je Klient steht in einer Zeile: die laufende Hilfe, wer zuständig ist (mit Tandem), die direkten Stunden im laufenden Monat mit „noch X h“, der nächste Termin oder wann zuletzt dokumentiert wurde, und wann das nächste Hilfeplangespräch ansteht. Wer selbst mit eigenen FLS am Fall arbeitet, sieht bei den Stunden seinen Anteil.

Oben helfen Schnellfilter: Meine (nur für die Leitung, eigene Fälle), HPG in 30 Tagen (auch überfällige), Stunden knapp (höchstens ein Fünftel übrig oder schon drüber) und Ohne Fall. Klienten ohne laufenden Fall stehen unten in einer eigenen Gruppe, mit dem zuletzt beendeten Fall. Am Handy erscheint jede Zeile als Karte.

Neuen Klienten anlegen

Klientenakte

Wenn du einen Klienten anklickst, öffnet sich seine Akte. Ganz oben steht der Steckbrief: welche Hilfe läuft und seit wann, wer zuständig ist (mit Tandem), wie viele Stunden im laufenden Monat schon geleistet sind, wie viele Ziele aus dem Hilfeplan erreicht sind (mit dem nächsten Hilfeplangespräch), der nächste Termin und die Ansprechperson beim Jugendamt. Darunter liegen vier Reiter.

Übersicht

Links die Stammdaten — nur das, was ausgefüllt ist. Was noch fehlt, steht gesammelt in einer Zeile darunter; über ergänzen kommst du direkt ins Formular. Darunter die Kontakte mit Telefonnummer; über Verwalten legst du neue an. Rechts steht unter Zuletzt, was in den letzten Wochen dokumentiert wurde. Gesundheitsangaben und Medikamente erreichst du über den Link in den Stammdaten.

Ziele aus dem Hilfeplan

Ganz oben in der Übersicht stehen die Ziele aus dem Hilfeplan, gruppiert nach Richtungsziel. An jedem Handlungsziel siehst du den Stand (offen, teilweise, erreicht, nicht erreicht), bis wann es erreicht sein soll — orange, wenn es in den nächsten drei Wochen fällig ist — und wie viele Besuchsberichte sich darauf beziehen. Über + Ziel trägst du ein neues ein; ein Klick auf ein Ziel öffnet es zum Ändern. Eintragen und ändern können die zuständige Fachkraft und die Leitung. Eine Urlaubsvertretung sieht die Ziele, ändert sie aber nicht.

Im Besuchsbericht kannst du unter Bezug zu Zielen ankreuzen, worauf der Besuch einzahlt — freiwillig, mehrere sind möglich. Am Ziel erscheint dann „Einträge · zuletzt …“; der Text des Berichts wird dabei nirgendwohin übernommen. Im Entwicklungsbericht setzt Ziele einsetzen bei „Vereinbarte Hilfeziele und Verabredungen“ je Ziel den Wortlaut und den Stand ein. Es hängt an, was schon dasteht, und überschreibt nichts; die Beobachtungen schreibst du selbst.

Fälle

Alle laufenden und abgeschlossenen Fälle des Klienten mit Laufzeit, Zuständigkeit und bewilligten FLS. Ein Klient kann mehrere Fälle haben, auch gleichzeitig, z.B. wenn eine neue Hilfe-Art bewilligt wurde. Die Leitung legt hier über + Neuer Fall einen weiteren an. Dokumente wie Hilfepläne und Bescheide liegen am jeweiligen Fall.

Besuchsberichte

Alle Berichte zu diesem Klienten, neueste zuerst, mit den dokumentierten Stunden.

Entwicklungsberichte

Die Entwicklungsberichte mit ihrem Stand (Entwurf, zur Prüfung, kommentiert, freigegeben). Über Bericht erstellen legst du einen neuen an.

Oben rechts

Besuch dokumentieren öffnet das Formular für einen neuen Bericht, der Fall ist schon ausgewählt. Bearbeiten ändert die Stammdaten. Unter ⋯ findest du Akte als PDF, Daten exportieren (JSON) und — für die Leitung — Neuer Fall… und Archivieren. Läuft kein Fall, steht oben statt der Kennzahlen Kein laufender Fall mit den Knöpfen Letzten Fall wieder öffnen und Neuen Fall anlegen.

Klient archivieren

Wenn eine Betreuung abgeschlossen ist, kann der Klient archiviert werden (in der Akte unter ⋯ → Archivieren…). Er verschwindet dann aus der aktiven Liste, bleibt aber mit all seinen Daten im Archiv erhalten. Nur die Leitung kann Klienten archivieren.